Акт о передаче дел при увольнении кадровика

Передача дел в кадровой службе — Все о кадрах

Акт о передаче дел при увольнении кадровика

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена.

Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию.

Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика.

Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов:

— создание комиссии;

— проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;

— составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).

Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр.

Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.).

То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации.

Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы.

Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);

— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/peredacha-del-v-kadrovoj-sluzhbe/

Передача дел при увольнении сотрудника, ее необходимость и порядок прохождения

Акт о передаче дел при увольнении кадровика

Найм Труда > Увольнение > Передача дел при увольнении сотрудника, ее порядок и оформление

Передача дел при увольнении сотрудника реализуется не во всех ситуациях. Эта процедура относится к лицам, занимающим ответственные должности. При прекращении трудовых отношений руководство организации и сам сотрудник должны организовать передачу дел.

Кто обязан передавать?

Посредством передачи документации разграничивают временные промежутки. Это относится к периоду, когда ответственность за действия возлагалась на разных людей. Отвечают они за сохранность бумаг, хранящихся в архивах, правильность внесения данных в акте.

Прежде чем составить акт создается комиссия, которая проводит проверочные моменты и инвентаризация. Результаты таких действий отражаются в документе. Он позволяет конкретно оценить деятельность сотрудников.

Для инициации перехода полномочий от одного сотрудника к другому требуется передать документы. Руководство предприятия издает соответствующий приказ.

Акт направлен на подтверждение факта прекращения трудовых отношений с работником. При увольнении человек передает бумаги и активы материального характера.

Отражается то, что фирма не имеет претензий к сотруднику. Среди составляющих акта выделяют:

  • день составления;
  • место написания;
  • номер, присвоенный при регистрации;
  • перечень должностей и сведения об ответственных лицах;
  • причины, в силу которых проводится проверка;
  • роспись руководства и печать.

Процесс решает некоторые задачи. Это обеспечение бесперебойности работы во всех структурах компании, проверка всех бумаг и анализ качественных характеристик выполненной работы. В некоторых ситуациях проводить передачу обязательно.

Документацией подтверждается прием и передача дел. Относится к ситуации, когда должность предусматривает ответственность материального плана. К примеру, это кассиры или кладовщики.

Потребуется осуществить передачу, когда прекращают трудовые отношения с руководителем компании.

Должности главного финансиста и кадровика предполагает данную процедуру.

Процесс передачи дел при увольнении сотрудника

Прежде чем прекратить отношения с сотрудником руководство организации просит передать дела тому, кто займет должность. Процедура не имеет обязательного значения. Общее правило указывает, что работник не несет обязанности по передаче документации. Исключением называют ситуации, когда такая обязанность отражена в актах, носящих локальное значение.

Увольнение с некоторых должностей требует проведения такой процедуры. К примеру, это происходит при расторжении отношений с главным финансистом предприятия. Передаче не должна препятствовать увольнению работника. День прекращения действия трудового соглашения определяется в соответствии с законом или соглашением участников отношений.

Помимо обязательства относительно передачи дел принятому сотруднику необходимо отразить в нормативной документации то, что вновь трудоустроенный человек обязан принять дела. Касается ситуаций принятия на должность или перевода.

Прием осуществляет сотрудник, с которым заключено трудовое соглашение. В иной ситуации нет законных оснований для издания акта устраивающимся лицом. Новый работник правомочен требовать оплатить ему проделанную работу. Основанием для передачи при переводе выступает соглашение.

Какие документы передаются

На работе не должны отражаться отношения с руководством или личные мотивы прекращения трудовых отношений. Вести себя сотрудник должен грамотно, иначе ему не получится взять положительные рекомендации у руководства компании. Процесс передачи представлен определенными действиями. Изначально создают комиссию, проводят проверочные мероприятия бумаг и составляют акт.

В зависимости от того, на какой должности работал человек, разнится перечень бумаг, которые он должен передать. К примеру, если это кадровик, то он передает личные дела работников предприятия, приказы и прочие нормативы, касающиеся его деятельности.

Что указывается в акте?

Правила производства говорят, что документу присуща стандартная форма. При заполнении не возникает особых сложностей. Изначально указывается название составляемой бумаги. Суть отражается коротко. Вписать нужно название города, где расположена фирма и день его составления.

Вносятся сведения относительно компании, составляющей бумагу. Это полное наименование и указание на направление работы. Прописывают то, какую должность занимает ответственное лицо. Личные данные руководителя подлежат отражению.

После этого отражают сведения относительно второго участника. Это название предприятия, фамилия и инициалы лица, отвечающего за то или иное направление. Далее прописывают полный перечень бумаг, подлежащих передаче. Составление документа производится в случае, когда передаваемые бумаги имеют ценное значение.

Образец акта передачи

Законодатель не предусматривает проведению передачи дел. Обязанность касается человека, который занимает ответственную должность. Ответственность может быть материальной или той, что отражена в КоАП. Руководство предприятия оценивает состояние дел во время передачи. Не нужно забывать о том, что обязанности сотрудников прописаны в трудовых соглашениях.

Скачать акт можно здесь: 

Скачать образец акта: [33.00 KB]

При уходе директора

Процесс прекращения трудовых отношений с руководством организации представлен несколькими этапами. Главным моментом выступает то, когда происходит передача дел новому директору. Прежде чем прекратить действие трудового соглашения требуется провести инвентаризацию имущественного характера.

По итогам процедуры формируется акт приемки. документа индивидуально. Это связано с тем, какие дела подлежат передаче и разновидностью деятельности. При приемке необходимо составить по максимуму детальную бумагу. Передать нужно документацию учредительного и банковского значения.

Необходимы акты, указывающие на наличие прав относительно имущества и лицензии. Составляется опись переданных вещей. К ним отнесены печати, ключи от кабинетов и ячеек, оформленных в банке. Реализуют процесс члены комиссии.

С главным бухгалтером

Главным финансистом предприятия несется большая доля ответственности. В законе отражен порядок передачи бумаг при увольнении указанного сотрудника. Формирование бухгалтерской отчетности ведется в точном порядке с 2011 года. При расторжении договора нужно передать все документы приемнику. Основанием выступает акт приемки. Данные требования не могут быть заявлены руководством фирмы.

По этой причине на период отработки на работу берут прежнего помощника. По мере ведения дел вместе с главным бухгалтером человек вникает в их суть и запоминает информацию в автоматическом режиме.

Если увольняется материально ответственное лицо

Основанием для производства ревизии при увольнении ответственного человека становится приказ, вынесенный руководителем компании. В ревизию входит пересчет всех вещей, что были вверены сотруднику.

Необходимо описать состояние, в котором они находятся, уровень изношенности и стоимость. Определяется она при учете изношенности. Составить нужно акт и передать ценности новому работнику. На документе ставятся подписи двух людей.

Это вновь принимаемый на работу и увольняющийся.

Когда указанный акт подписан – трудовое соглашение с ответственным лицом теряет силу. Ответственность передают новому работнику. Потребуется передать вещи в двухнедельный срок. Отсчет начинается с момента подачи заявления относительно расторжения договора.

Передача дел в кадровой службе

Законодателем не разработан единый перечень для кадровиков. Это говорит о том, что для каждой организации такой список будет индивидуальным. Однако, некоторые бумаги компания должна оформлять. К примеру, это расписание штата. Закреплены положения в трудовом законе.

Внутри предприятия устанавливаются правила распорядка и действует свое положение, в соответствии с которым оплачивается труд людей. Обязательным актом называют график, отражающим очередность ухода работников отдыхать.

Персональные данные обрабатываются на основании отдельного акта, изданного руководством компании. На каждого сотрудника должна быть создана карточка и разработаны правила относительно охраны труда. Отработанное время подлежит учету. Реализуется это на основании указанного табеля. С работниками подписывают трудовые соглашения и заполняют трудовые книжки.

Движение указанного акта происходит на основании закона. Контрольные мероприятия подлежат отражению в специальном журнале. Документ должен быть в организациях. Разрабатываются руководством компаний приказы, затрагивающие личный состав.

В них прописан процесс принятия на должность и сокращения, увольнения. Кадровиками ведутся документы, указывающие переводы на другую работу и предоставление отдыха. Командировки фиксируются в актах. Приказы затрагивают основную деятельность предприятий.

Нужно ли разработать положение

Ответить на него можно утвердительно. Отмечают, что процесс передачи документации соблюдается не во всех компаниях. Это связано с тем, что требование необязательно. Составлен список должностей, при занятии которых граждане реализуют передачу. Это касается ситуаций, когда расторгают трудовые отношения.

В первую очередь это должности руководящего типа. Такой человек обладает широким объемом полномочий. У директора находится много вещей, за которые он несет ответственность.

Например, это печати, лицензионные бумаги и договоры. При расторжении с ним соглашения необходимо составить точный перечень документов, что передаются новому сотруднику. По этой причине издание приказа обязательно.

Аналогичны положения касаются должности главного финансиста. Сотрудник отвечает в материальных пределах. Ответственность касается сохранности отчетов и регистраций.

По этой причине при увольнении бухгалтера требуется составить акт.

Кадровые должности предполагают ответ за соответствующие бумаги на предприятии. В силу обстоятельства передача бумаг происходит после составления акта. Увольняющееся лицо обязано передать все предметы и бумаги новому работнику. Руководители отделов относятся к указанной группе.

Он отвечает за ряд важных вопросов для организации. Ему присуща личная ответственность за труд людей, находящихся в подчинении. Есть рядовые должности, выделяющие материальную ответственность. К примеру, те, кто работает за кассой.

При расторжении соглашения с человеком руководство издает приказ. Оформления связывается с днем, когда сотрудник прекращает работать на предприятии. После увольнения нельзя заставить работника приходить и заниматься делами. В документе обязательно содержатся данные о месте и времени составления, основания для его издания.

Прописываются должности лиц, на кого возложена ответственность. Иные важные моменты подлежат отражению. Внизу бумаги ставит визу руководитель. При наличии печати – оттиск.

Передача дел при увольнении сотрудника предусматривает несколько положений. После прекращения трудовых отношений с человеком не получится заставить его вернуться и доделать незаконченные дела. Такие требования руководства организации рассматривают как незаконные.

Поэтому издать распоряжение относительно передачи ценностей и бумаг нужно заранее. Привязывать акт к увольнению не следует. Обязать будущего сотрудника участвовать в приемке нельзя, если он не подписал соглашение. Действия руководства компании незаконны. Решение обжалуется в установленном порядке.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером, смотрите в этой видеоконсультации:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/uvolnenie/peredacha-del-pri-uvolnenii-sotrudnika.html

Передача дел при увольнении сотрудника

Акт о передаче дел при увольнении кадровика

Когда сотрудник фирмы примет решения о расторжении трудовых отношений с работодателем, ему предстоит процедура предоставления информации своему преемнику. От того, как будет организован этот процесс, будет зависеть его успешное завершение.

Зачем нужна передача дел

Покидающий компанию гражданин должен ознакомить свое руководство или сотрудника, который будет принимать должность, с делами, предоставить им все материалы, которые были в его распоряжении.

Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.

Причинами данного мероприятия можно назвать такие:

  • определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
  • стимулировать выполнение работы на должном уровне;
  • для бесперебойной работы производственного процесса;
  • разделить области ответственности.

Произойти это может в нескольких случаях. При:

  • длительном отсутствии работника по болезни;
  • невыполнении должностных обязанностей в полном объеме;
  • расторжении трудового соглашения;
  • отпускных днях;
  • служебной командировке.

Статья 192 Трудового кодекса РФ «Дисциплинарные взыскания»

Законодательная база

Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами:

  • процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
  • указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.

Приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов»

Статья 277 Трудового кодекса РФ «Материальная ответственность руководителя организации»

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Назначения, на которые обязательно нужно осуществлять прием дел

Материальные ценности отдают другому члену коллектива работники, занимающие такие посты:

  • главный бухгалтер;
  • начальник подразделения;
  • директор;
  • инспектор отдела кадров;
  • материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).

Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.

Особенности процедуры при смене директора

Глава компании или предприятия материальное лицо, поэтому при его уходе необходимо проведение инвентаризации имущества.

Читать так же:  ​​Какую систему налогообложения выбрать ИП?

Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.

Проводится пересчет оригиналов таких документов:

  • банковских;
  • лицензионные;
  • учредительные;
  • подтверждающие права фирмы на собственность.

Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:

  • ключ от сейфа и банковских ячеек;
  • предметы техники;
  • информацию о партнерах;
  • штампы и печати;
  • ценности фирмы.

Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.

Особенности передачи полномочий главного бухгалтера

Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.

Образец акта приема-передачи дел при увольнении бухгалтера

В период отработки сотрудника к нему приставляется помощник, который и входит за это время в курс дела.

Общие понятия процесса

Сама процедура не очень громоздкая. Ее организовывает руководитель увольняющегося человека. Она состоит из таких последовательных действий:

  1. Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
  2. Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
  3. Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
  4. В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.

Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.

Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.

Какие документы участвуют

В перечень передаваемых бумаг будущему работнику входит вся документация, необходимая для выполнения своих служебных обязанностей. У каждой должности свой фронт работ, поэтому и содержание списка будет зависеть от сферы деятельности.

Читать так же:  Перевод с временной работы на постоянную

Для работника, который вел бухгалтерский учет существуют такие:

  • журналы;
  • кассовые и годовые книги;
  • печати и ключи от сейфов;
  • налоговая и уставная документация;
  • бланки доверенностей.

Работник отдела кадров обязан оставить:

  • табели учета рабочего времени;
  • трудовые книжки;
  • графики отпусков;
  • распоряжения.

Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:

  • проектные решения;
  • чертежи;
  • протоколы совещаний;
  • акты на скрытые работы;
  • планы;
  • нормативная документация.

Чем точнее будет происходить передача информации и материалов, тем незаметней для организации произойдет уход старого сотрудника. Об этом должен позаботиться своевременно директор.

Дополнительные документы

Для более быстрого и точного приема новой должности будущему работнику, администрации нужно продумать ряд необходимых нормативных бумаг, в которых будет отображены все действия. Это могут быть такие:

  • распоряжение о материальной ответственности;
  • положение о порядке приема-передачи дел;
  • порядок проведения пересчета.

Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.

Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

Законодательные акты не ограничивают в процедуре составления данного документа. Может быть составлен в произвольной форме. Однако определенные пункты в нем должны присутствовать:

  • наименование компании;
  • дата проведения;
  • регистрационный номер;
  • замечания (если возникают);
  • личные данные участвующих лиц;
  • отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.

Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.

В нем должно быть отображено:

  • дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
  • проведение подробного пересчета материалов;
  • выполнение проверки учета.

Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.

Нужно ли разработать положение

План передачи дел при увольнении, его образец совершенно носит индивидуальный характер и не всегда весь процесс соблюдается руководителями.

Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:

  • главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст. 402 ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
  • директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
  • начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
  • кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
  • рядовые работники с материальной ответственностью.

Образец плана

Хоть и Российское законодательство не обязывает тружеников к мероприятию по передаче дел, однако, это необходимо в первую очередь самим работникам.

Весь процесс состоит из таких шагов:

  1. Письменное уведомление сотрудником своего работодателя об уходе;
  2. Издание приказа о пересчете и его проведение;
  3. Сравнение результатов с данными;
  4. Передача дел новому коллеге;
  5. Подписание акта;
  6. Расчет с увольняющимся и выдача трудовой книжки.

Бланк выглядит так.

ООО «_____________»

г. ______________ «__» _________ 20__г.

Читать так же:  ​​Отказ в приеме декларации НДС

План передачи дел

В связи с увольнением ___________________________________ и принятием на его должность ______________________________, первому передать, а второму принять дела, документы и информацию согласно настоящему плану.

Передаче подлежит следующее:

  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.

Срок передачи: до «__» ___________20__г.

Передачу оформить Актом приемки-передачи.

Директор _______________ ФИО

Передача дел при увольнении сотрудника разрешена по закону до последнего рабочего дня.

Если гражданин, который займет рабочее место уходящего, еще официально не оформлен на предприятии, то принимать участие в приемке документации он не имеет права.

Чтобы вся процедура прошла безболезненно, следует о ней позаботиться руководству заранее. Это поможет сохранить рабочую обстановку в коллективе и не снизить продуктивность нового сотрудника.

Источник: https://zakonoved.su/peredacha-del-pri-uvolnenii-sotrudnika.html

Юр-решение
Добавить комментарий